Обробка працює в режимі «звичайних форм», особливих умов використання не потребує. Рекомендовано використовувати:

  • Платформу 8.3 (замість 8.2)
  • Широкоформатний монітор, або монітор діагоналлю не менше 15 дюймів
  • Доступ до мережі Інтернет (завантаження ліцензій та оновлень)

Деякі з можливостей можуть потребувати платформи не нижче деякої версії (наприклад, імпорт з власного формату MEDoc, або відправка повідомлень з обробки), тому рекомендуємо періодично оновлювати свою платформу 1С.

Підтримка конфігурацій

Інструкція, яку Ви читаєте, призначена для програмного продукту OneSync (звичайні форми), тобто для конфігурацій, що мають редакції 1.2 або 1.3 На поточний момент, підтримуються конфігурації:

Бухгалтерія будівельної організації
Бухгалтерія елеватора млина та комбікормового заводу для України
Бухгалтерія сільськогосподарського підприємства
Бухгалтерський облік для України
Бухгалтерський облік для України (базова)
Бухгалтерський облік для України з зарплатою
Громадське харчування для України
Зарплата та управління персоналом для України
Комплексний облік для бюджетних установ України
Управління агробізнесом для України
Управління будівельною організацією для України
Управління виробничим підприємством для України
Управління елеватором для України
Управління сільським господарством для України
Управління торгівлею для України
Управління торговим підприємством для України

Якщо Ви маєте конфігурацію на «керованих формах» (Бухгалтерія 2.0, Управління невеликою фірмою, Управляння торгівлею 3.1), тоді Вам необхіден інший наш продукт OneSyncTaxi, ліцензії для якого сумісні з типовою обробкою OneSync  Завантажити можна на вкладці «Завантаження» (див. перелік завантажень).

Для коректної роботи (пошук оновлень, тексти оновлень, пошук ліцензій), обробці необхіден доступ до ресурсу lic.onesync.com.ua Надайте необхідний доступ, після чого користувачу необхідно перезайти в обробку або зайти в «Налаштування – Ліцензії», та натиснути кнопку «Оновити».

Якщо у Вашій компанії прийняті безпрецедентні заходи безпеки (банки, великі компанії з іноземними партнерами, держустанови з спеціальними заходами безпеки, тощо) і користувачу неможливо надати доступ до мережі Інтернет, зверніться до нас за телефоном (044) 383-34-00, або info@onesync.com.ua  Питання вирішимо в індивідуальному порядку.

Завантажте та встановіть обробку з офіційного сайту в прийнятному для себе форматі: EXE або ZIP (перший — типовий дистрибутив, другий – типовий архів; склад файлів однаковий).

  • При завантаженні дистрибутив EXE встановіть обробку методом «Далі – Далі».Всі необхідні файли будуть встановлені, припустимо сюди:

C:\ Program Files (x86)\ OneSync

  • При завантаженні архіву ZIP розархівуйте файли в будь-який каталог, наприклад C:\ Downloads

Незалежно від методу встановлення обробки, основним файлом є OneSync.epf, який являється файлом зовнішньої обробки, готової для використання.

Варіант 1

Для кого: для звичайного бухгалтера, який не знайомий з «Конфігуратором», або не має у підпорядкуванні 1С-ника, або не бажає постійно від нього залежати.

У головному меню «1С» зайдіть: «Файл  Відкрити»:

Виберіть файл обробки OneSync.epf з того каталогу, де вона знаходиться. Натисніть «Відкрити».

Примітка: наступного разу можна вибрати її зі списку нещодавно використаних файлів:

 

Переваги: ​​при використанні дистрибутиву в форматі EXE оновлення ставляться автоматично, перезаписуючи існуючі файли. Таким чином, у Вас завжди буде актуальна версія для вибору в переліку обробок.

Важливо! Всі налаштування зберігаються на рівні каталогу та імені обробки. Наступну версію рекомендуємо скопіювати (або встановити) саме в той каталог, який було вибрано спочатку. В іншому випадку, якщо буде кілька каталогів з обробкою, Вам знову доведеться робити налаштування.

 

Варіант 2 (рекомендований)

Для кого: для бухгалтера, який вже вміє додавати та змінювати перелік «Додаткових звітів та обробок» (наприклад, додавав обробку «Клієнт-Банк»).

У головному меню «1С» зайдіть: «Сервіс  Додаткові звіти та обробки – Додаткові зовнішні обробки (інколи назва меню може відрізнятись, в залежності від конфігурації)»:

Натисніть «Додати» (або «Змінити», якщо проводите оновлення обробки). Виберіть шлях до обробки. В головному вікні спершу натисніть «Записати», потім «ОК» (обов’язково в цьому порядку; інакше обробка не запишеться).

 

Переваги: ​​Ви ніколи не втратите обробку, вона завжди буде під рукою. Якщо обробку використовує кілька користувачів, додавайте та оновлюйте кожному окремо. Налаштування зберігаються у кожного користувача окремо.

Важливо!

1) Всі налаштування зберігаються на рівні обробки, доданої в перелік додаткових обробок. Наступну версію рекомендується замінити саме в тій обробці, яку було вибрано спочатку. В іншому випадку (якщо створите новий запис-обробку в переліку додаткових обробок) Вам знову доведеться робити налаштування.

2) Рекомендовано встановлювати тільки одну обробку OneSync в переліку додаткових звітів та обробок. Оновлення проводити саме в ній, а не створювати кілька OneSynс1, OneSynс2, OneSynс3, тощо. Якщо Ви вже створили багато копій різних версій обробки, рекомендовано зайти в «Конфігуратор – Довідники – Зовнішні обробки», та встановити для свого користувача право видалення:

Права – «Видалення» та «Інтерактивне видалення» (всі можливі варіанти). Тепер Ви зможете видаляти некоректні записи в «Додаткових звітах та обробках» (поряд з позначкою видалення з’явиться велика червона кнопка на сірому фоні – саме за допомогою неї видаліть зайві обробки), але спершу Вам необхідно перезапустити 1С.

Таким чином, Ви завжди матимете єдину актуальну версію обробки.

 

Варіант 3 (для просунутих; виняткових ситуацій)

Для кого: для просунутих користувачів та фахівців 1С.

Заходимо в «Конфігуратор», відкриваємо конфігурацію, меню «Обробки – Вставити зовнішню обробку, звіт»:

Вказуємо шлях до обробки OneSynс.epf, зберігаємо. Тепер вона є частиною конфігурації. Збережіть її (про що буде відповідне питання; погоджуємося). При необхідності програміст 1С може додати відображення обробки в потрібних пунктах меню інтерфейсу. Тепер обробку можна використовувати в 1С за замовчуванням «Операції-обробки».

Переваги:  Можливість програмно задати меню, в якому знаходитиметься обробка. Вона стає частиною конфігурації, тому немає потреби шукати її файлом на комп’ютері.

Перед початком роботи рекомендовано зайти в «Налаштування» (див. кнопку внизу зліва в обробці OneSync) та вказати загальні налаштування для роботи.

Вкладка «Основні налаштування»:

  • Кнопка «Перевірити підключення» діє відповідно назві – тестує технології підключення вибраної системи;
  • Кнопка «Зняти захист від небезпечних дій» дозволяє без допомоги «Конфігуратора» зняти прапорець «Захист від небезпечних дій», що є причиною постійного питання «Ви дійсно бажаєте відкрити цей файл?» в платформах вище 8.3.8 того користувача, під яким зайшли в 1С;
  • Якщо використовується система M.E.Doc, то стає доступною група налаштувань виключно для цієї системи: шлях до встановленого M.E.Doc та параметрів його запуску (наприклад, можна відразу зайти в необхідне підприємство з необхідним логіном та паролем), та вкладка “ODBC” – технологія прямого доступу до бази даних, що на додачу до методів API, може використовувати прямий доступ до бази з використанням звичайних операторів Inserts, Select, Update, що пришвидшують роботу з базою, оскільки працюють напряму. Це налаштування рекомендовано включати на великих об’ємах документів. Конкретне використання задається прапорцями. Для коректної роботи необхідно вказати шлях до бази даних та клієнтську бібліотеку, яка буде працювати з базою. Використовується тільки мережевою системою M.E.Doc (локальна система не може її використовувати, оскільки блокується можливість одночасної роботи кількох користувачів, одним з яких є користувач, що виконує дії технологією ODBC);
  • Якщо технологія підключення бібліотеки medoc1c.dll не спрацює, її можна відключити (див. відповідний прапорець).

 

Інша група загальних параметрів:

  • На цьому комп’ютері не встановлено систему звітності. При включеному стані не намагається підключити технології СОМ або medoc1c.dll
  • Використовувати локальні ліцензії. Відповідно назві цей прапорець для роботи використовує ліцензії не мережеві, а локально додані в обробку. Це виключення робиться на замовляння клієнта.
  • Налагодження (рос. Отладка). Якщо в обробці щось не працює, то, вказавши цей прапорець, можна вирахувати, на якому етапі виникає помилка. В результаті на екрані з’являтимуться діагностичні повідомлення.
  • Свій шлях до зовнішніх файлів (Інструкції, тощо). За замовчуванням відкриття файлів поставки відбувається з каталогу, в якому знаходиться і сама обробка. Але, якщо вона вбудована (в конфігурацію або перелік додаткових обробок), то шляху як такого не існує. Для коректного відкриття файлів вкажіть коректний шлях до них (та не забувайте оновлювати з виходом нових оновлень).

Налаштування, які не рекомендовано використовувати, але при необхідності:

  • Не використовувати Інтернет. Це налаштування забороняє пошук оновлень та ліцензій. Використовується тільки в комплексі з наявністю локальної ліцензії.
  • Не контролювати версію системи, з якою працюємо. Відключає контроль версії системи звітності, в яку відбувається передача документів. За замовчуванням контролює мінімальну необхідну версію другої системи.

Вкладка «Інтерфейс»:

Якщо в обробці забагато не використовуваних саме Вами можливостей (тобто основних вкладок), можна приховати зайві. Наприклад, Ви займаєтесь тільки реєстрацією власних податкових накладних,  і тому вкладки «Первинні документи (вихідні)», «Контрагенти», «Регламентована звітність», «Відновлення власних ПН та Д2» в роботі лише заважають. Зробіть позначки навпроти вкладок, які хочете приховати.

Вкладка «Проксі сервер» :

Дозволяє вносити налаштування проксі серверу, який використовується (якщо використовується) в компанії. За типові поля протоколу, адреси, порту, логіна та пароля відповідає прапорець «Не використовувати для проксі для локальних адрес». Використовується при пошуку оновлень та ліцензій.

Вкладка «Первинні документи (вихідні)

Додаткові налаштування для системи M.E.Doc.

  • Відповідність сум. При пошуку документів відбувається аналіз рівності основних сум 1С та M.E.Doc. Уповільнює пошук.
  • Передано, дата. Дата створення в системі M.E.Doc.

Наступна група актуальна лише для підприємств з великими обсягами документів (понад тисячу документів на день), що відправляються щодня на реєстрацію (або контрагентам). Якщо для Вас це не актуально, то можете пропустити даний пункт.

  • Пошук вихідних документів тільки за GUID. Якщо включено, виконується пошук тільки за унікальним ідентифікатором документу з 1С, і, якщо не знайдено, то подальший пошук за типом документу, датою, номером не проводиться. Це значно спрощує пошук відповідного документа в системі звітності, але, якщо його попередньо було передано в форматі XML, або документ був отриманий за допомогою Запиту/Витягу, тоді такий документ не буде знайдено, і статус наявності відображатиметься як «Не передався». Включати цей прапорець рекомендовано при великих об’ємах податкових документів, які передаються виключно обробкою (СОМ технологією). У разі, якщо документи не завжди передаються обробкою (СОМ технологією), або Ви іноді робите Запити на власні податкові документи, то включати цей прапорець не рекомендується.
  • Не перевіряти статуси виключення (відправлений, відхилений). Ці статуси можуть міняти текст у залежності кому було відправлено, або від кого прийшло відхилення документів (ДФС або контрагент). Аби це визначити потрібно виконати додаткову перевірку, яка займе певний час, і, відповідно, уповільнить пошук. Якщо Вам актуальна швидкість визначення статусів, і неважливо куди відправлено документ, чи ким відхилений, – встановіть цей прапорець. В результаті статус відображатиметься як «Відправлено» та «Відхилено» замість «Відправлено ДФС/контрагенту» та «Відхилено ДФС/контрагентом».
  • Не перевіряти статуси вихідних документів при пошуку. Відповідно, при пошуку документів їм не буде надаватись статус, що значно швидше дозволить отримати тимчасову таблицю та відправити документи до ДФС/Контрагента. Примітка: налаштування актуальне тільки на великих обсягах, та в випадках, коли бухгалтер точно знає, що документи за якийсь період не передавались (наприклад, бухгалтер по НДС реєструє документи щоденно, і знає коли і які документи відправлялись, а які ще ні, і самостійно може прийняти рішення чи передавати їх просто зараз).

Вкладка «Первинні документи (вхідні)

  • Показувати договір (дата, номер). При встановленому прапорці обробка відображає додаткові колонки договору (дата, номер) у тимчасовій таблиці вхідних документів. Примітка: оскільки дата та номер договору вже не є складовими податкових документів, отримати їх можна лише від контрагента, що також користується M.E.Doc та відправляє Вам документ перед реєстрацією. Якщо податковий документ отримано з ЄРПН, то цих реквізитів у нього не буде (оскільки офіційна форма не має цих реквізитів).

Проте первинні документи можуть мати ці реквізити, якщо вони є в шаблоні документа під зарезервованими іменами DOG_NUM, DOG_DATE. Про це має потурбуватися розробник бланку первинного документа, який Вам надіслано.

  • Показувати складові частини номера (номер, спецрежим, філія). При встановленому прапорці обробка відображає додаткові колонки (номер, спецрежим, філія) в тимчасовій таблиці вхідних документів.
  • Реєстрація (“Номер”, “Прострочено”?”, “Днів”, “Інший місяць?”) При встановленому прапорці обробка відображає додаткові колонки (“Номер”, “Прострочено”?”, “Днів”, “Інший місяць?”) в тимчасовій таблиці вхідних документів.
  • Відповідність сум 1С та M.E.Doc При встановленому прапорці обробка аналізує та відображає значення Так/Ні, чи рівні основні суми в 1С та системі M.E.Doc

Вкладка «Ліцензування»

Наявність ліцензії дозволяє користуватись повним функціоналом обробки, тому важливо розуміти, чи є вона взагалі (наприклад, при зміні бухгалтера; новий бухгалтер може приймати справи, але навіть не знати про нашу обробку в 1С) і до якої дати, оскільки на 1 підприємство ліцензія надається на визначений термін (півроку, рік).

Кнопка «Замовити рахунок» відкриває офіційний сайт з можливістю замовити рахунок.

Кнопка «Ліцензійна угода» відкриває файл з поставки License.rtf. Якщо в «Налаштуваннях – Основні налаштування» вказано шлях до файлів поставки, то обробка пробує відкрити за вказаним шляхом.

У таблиці вказані ліцензії на підприємства, що є в базі 1С. Усі поля в цілому зрозумілі, тому зупинимось на «Модуль» та «Тип». Модуль — наразі не використовується, але можливе використання в майбутньому, якщо обробка матиме модульну структуру. Тип — якщо ліцензія отримана з Інтернету, то вона відображатиметься як «Net», якщо використовується список локальних ліцензій, тоді як «Loc».

У командній панелі можливо оновити перелік ліцензій (наприклад, адмін відкрив доступ до lic.onesync.com.ua, і треба оновити список ліцензій). Також оновлення списку ліцензій відбувається при вході в обробку.

Вкладка «Технічні вимоги»

На цій вкладці коротко записані технічні вимоги.

Вкладка «Оновлення»

На цій вкладці є посилання до можливих ресурсів для оновлення.

Оновлення обробки

Оновлення обробки виходять орієнтовно раз на місяць, після 20х чисел (за планом). Строки можуть бути змінені, якщо держструктурами випущено нові важливі форми, або в попередніх оновленнях знайдено критичні помилки.

Актуальне оновлення є останньою офіційною версією, тобто включає доопрацювання попередніх версій.

Якщо Ви знайшли помилку, яка потребує негайного вирішення, зверніться до нашого відділу розробки dev@onesync.com.ua. Звернення буде розглянуте, та при необхідності зроблено виправлення або доопрацювання існуючого функціоналу. В такому випадку надсилається тестова версія, що містить деякі символи після крапки основної версії (наприклад, 17.3). Це говорить про те, що версія є проміжною (тестовою). Всі правки проміжної версії включаються в найближче оновлення.

Метод оновлення обробки залежить від способу її використання (звичайний файл, додаткова обробка, обробка додана в конфігурацію). Рекомендовано мати тільки 1 файл обробки (попередні версії краще видаляти або замінювати новими), а не мати 100 файлів попередніх версій, або записів в «Додаткових обробках». Майте на увазі, що всі налаштування зберігаються за ім’ям обробки, тому, маючи кілька версій, Ви ризикуєте відкрити не останню (з встановленими налаштуваннями), а застарілу, з не підходящими налаштуваннями.

Отже, розглянемо всі методики оновлення. При відкритті обробки спершу  відбувається пошук оновлення, і, якщо таке знайдено, відкривається відповідне вікно з пропозицію перейти на сайт завантаження:

Якщо бажаєте оновитись просто зараз, то натисніть кнопку «Завантажити оновлення», і, відповідно, перейдете до сторінки завантаження оновлення

Завантажте та встановіть обробку з офіційного сайту в прийнятному для себе форматі EXE або ZIP (перший – типовий дистрибутив, другий – типовий архів; склад файлів однаковий).

  • Якщо поточна обробка використовується як звичайний файл – перезапишіть стару версію новою в кінцевому каталозі, де вона зберігається зараз;
  • Якщо поточна обробка зберігається як «Зовнішня обробка» в переліку додаткових зовнішніх обробок – перезапишіть стару версію новою (натисніть F2 на поточному записі обробки в переліку для заміни; або в контекстному меню «Замінити»);
  • Якщо обробку вбудовано в конфігурацію, знайдіть її в переліку обробок, та виберіть меню «Замінити на зовнішню обробку, звіт», оберіть нову версію обробки та збережіть конфігурацію.

Таким чином, збережуться всі встановлені налаштування попередньої версії.

Рекомендованою технологією обміну між 1С та іншою системою є СОМ технологія. На даний момент, підтримується системами ArtZvit та M.E.Doc. Технологія майже однакова в обох системах, історично першою була система M.E.Doc, але ArtZvit дозволяє використовувати СОМ навіть при закритому ArtZvit, і швидко доопрацьовується під потреби користувачів. Для роботи СОМ технології з системою M.E.Doc він обов’язково має бути запущеним.

Для користувачів ArtZvit

Отже, при відкритті обробки вона автоматично пробує підключити СОМ технологію (за замовчуванням). Якщо підключення пройшло вдало, тоді обробка відразу відображатиме позначку «ArtZvit підключено. СОМ» зеленим кольором у кутку праворуч.

Для користувачів M.E.Doc

З системою M.E.Doc трохи складніше – він має бути обов’язково запущеним, до того ж лише в одиничному числі (1С-Звіт позначається такою ж системою, як і M.E.Doc, і всі запущені M.E.Doc мають однаковий ідентифікатор). Крім того, давно відома помилка в системі M.E.Doc: після оновлення M.E.Doc НЕ реєструє технологію СОМ, а тому з нього треба вийти і знову зайти (лише після встановлення оновлення).

Отже, як тільки відкривається обробка, вона має коректно підключити СОМ технологію. Якщо цього не сталось, скоріше за все Ви використовуєте M.E.Doc, який попередньо не було запущено. Запустіть його або вручну, або скориставшись кнопкою в обробці «Запуск M.E.Doc»

 

Зазвичай, підключення завжди створюється коректно.

Існує ситуація, коли 1С іноді не дозволяє створювати СОМ підключення, якщо її запущено в операційних системах останніх поколінь (вище ХР), без прав адміністратора. Тому, якщо за нез’ясованих обставин не встановлюється підключення, – встановіть у властивостях ярлика 1С, «Запуск від  імені адміністратора» та здійсніть повторний вхід в 1С.

Якщо у Вас використовується платформа 8.3.8 або вище, скоріше за все турбуватимуть питання «Відкрити файл? Повторіть дію» (тексту насправді набагато більше). У такому випадку зайдіть в «Конфігуратор», перелік користувачів та зніміть прапорець «Захист від небезпечних дій». Здійсніть повторний вхід в 1С для внесення змін.

Для системи M.E.Doc існує ще одна технологія підключення – використання бібліотеки «medoc1c.dll». Ця технологія застосовується виключно для передачі вхідних документів з M.E.Doc, розділ «Первинні документи – Сервіс – Відправити в 1С». На жаль, бібліотека, як файл, має недосконалу систему реєстрації, яка спрацьовує не завжди. Якщо ця технологія горить червоним – не біда. Спочатку перевірте, чи коректно вказано шлях до встановленого M.E.Doc у налаштуваннях. Якщо не вказано, або вказано не коректно, – вкажіть коректний шлях. Якщо вказано, але реєстрація технології не відбувається, – скористайтесь вкладкою «Первинні документи (вхідні)». Вона дозволяє отримати вхідні документи СОМ технологією, яка не залежить від прав користувача в системі (а тому завжди працює).

Також зверніть увагу на наявність поля «Філія» поруч з полем «ЄДРПОУ». Зауважимо, що в системі M.E.Doc ідентифікація підприємства відбувається за комбінацією «ЄДРОПУ + філія», тому, якщо у Вас в 1С вибрано підприємство філія (з деяким номером), і в M.E.Doc підприємство також внесено з цим номером, тоді в обробці теж вкажіть цей номер. Якщо Ви не використовуєте філії, то взагалі можете перейти в «Налаштування – інтерфейс» та встановити прапорець «Приховувати філії з усіх налаштувань. Філії не використовуємо».

Загальноприйняті позначення та кольори

В обробці  підтримуються наступні загальноприйняті позначення:

– жовтим позначається обов’язкові поля для заповнення;

– в тимчасових таблицях (на кожній вкладці) існує командна панель, яка також викликається контекстним меню в таблиці;

– ліворуч завжди «Пошук»;

– праворуч завжди «Передача/Отримання» документів;

– червоним позначаються речі, які потребують уваги;

– зеленим позначаються речі, з якими все добре;

– сірим позначається не передані документи;

– синім позначаються примітки та довідкова інформація;

– в усіх таблицях діють «гарячі клавіші»:

CTRL + ліва кнопка миші – для поштучного виділення

SHIFT + ліва кнопка миші – для виділення «від» і «до»

CTRL + A – для виділення всіх документів

Пошук та визначення статусу

На вкладці «Первинні документи (вихідні)» виберіть період, тип документа, при необхідності вкажіть додаткові параметри пошуку (склад додаткових фільтрів залежить від типу обраного документу). Незалежно від того, яку систему звітності використовуємо (ArtZvit, M.E.Doc), пошук документів відбувається засобами 1С. Другим етапом, якщо підключено систему звітності, відбувається перевірка статусів документів (готується, прийнято, не прийнято, тощо). Натисніть “Пошук за параметрами”:

 

Налаштування передачі

Зверніть увагу під вкладку «Передаємо в + назва обраної системи звітності»: тут зосереджено додаткові налаштування передачі в систему. Рекомендовано ознайомитись з під вкладками «ПН та Д2», де зосереджено налаштування передачі цих важливих документів, та «Оновлення реєстрації», де можна вказати, куди записувати дані реєстрації при оновленні реєстрації (див. відповідну кнопку в командній панелі).

Комплект (тільки для M.E.Doc)

За замовчуванням в переліку документів відмічені лише «Податкова накладна» та «Додаток2», але кількість підтримуваних документів для передачі значно більша. Встановіть необхідні документи для передачі прапорцем:

Обрані типи документів з’являться в переліку поля «Документ».

Після передачі (тільки для M.E.Doc)

Після передачі можливо відразу відправити документи (якщо запам’ятовано шлях до ключів, дивіться вікно підпису в M.E.Doc) та відкриття документу в M.E.Doc.

Командна панель (панель над тимчасовою таблицею)

 

Після того, як у тимчасову таблицю підібрано документи, з ними можна виконувати дії, що представлені в «командній панелі» та контекстному меню відповідно. Отже, розглянемо їх зліва направо:

  • Пошук документів. Процедура пошуку документів за вказаними параметрами пошуку.
  • Оновити. Оновлює статуси обраних документів (наприклад, деякі документи було відправлено 5 хвилин тому, і немає сенсу виконувати пошук знову (актуально на великих обсягах документів)). Простіше виділити необхідні документи та оновити їх статус. Якщо квитанції вже отримано, тоді статус оновиться. Примітка: статуси можуть бути визначені тільки за унікальним ідентифікатором документу, тобто документах, переданих обробкою раніше. Визначення статусів документів, переданих раніше в форматі XML, технічно неможливе.
  • Типові операції з табличною частиною (фільтри, сортування, налаштування вигляду таблиці, вивід в табличний документ). Не потребують пояснень.
  • Підписант документу. Можна визначити підписантів документу: його ЕЦП, дати його дії, тощо. Актуально для самоконтролю (або контролю зі сторони внутрішнього/зовнішнього аудиту). Тільки для M.E.Doc.
  • Технологія (+ текст поточної технології), за замовчуванням СОМ. Ця технологія дозволяє використовувати широкий спектр можливостей для обміну документами. Оскільки технологія є відкритою, її працездатність підтримується відповідним розробником (ArtZvit, M.E.Doc), і використовується в нашій обробці. Зауважимо, що обмін з іншими системами також можливий, якщо використовувати вивантаження в типовий формат XML:

Також реалізовано експорт в форматі XML розробки компанії M.E.Doc, що дозволяє вивантажити одночасно до 9999 обраних документів в один файл. Це набагато зменшує кількість файлів (нагадаємо, що типовий формат XML передбачає лише 1 документ). Тобто 1 документ=1 файл XML, а в форматі M.E.Doc це 1 файл XML на сотні та тисячі документів. Рекомендовано використовувати саме його, якщо 1С та M.E.Doc розташовано на різних комп’ютерах.

  • Відкрити в E.Doc. Відповідно назві, обробка відкриває документ в M.E.Doc (пошук за унікальним ідентифікатором документа, тобто він має бути попередньо переданим з обробки, а не XML). Економить час на пошук в M.E.Doc, відразу відкриваючи його на екрані. На поточний момент ArtZvit не дозволяє відкривати переданий документ таким чином.
  • Оновити GUID. Дозволяє примусово встановити ідентифікатор (ІД, ГУІД, ExtID) з 1С в другу систему, якщо його немає. Таке могло бути в двох випадках: або документ раніше передавався XML (цей формат не має в собі відповідної інформації про ідентифікатор зовнішньої системи), або робився Запит (та отримувався Витяг) на власні податкові документи. В такому випадку існуючий документ «Перезатирається», включно з раніше переданим ідентифікатором. Отже, СОМ технології, для швидкого пошуку та ідентифікації документа і роботи з ним, необхідно мати однаковий ідентифікатор в обох системах. Тож, рекомендовано виділити документи, які не мають ідентифікатора в другій системі (ArtZvit, M.E.Doc), та натиснути цю кнопку. В процесі встановлення ідентифікатору вона проаналізує, а чи дійсно він відсутній, та при необхідності встановить його.
  • Оновити реєстрацію. Одна з найнеобхідніших функцій обробки. Після отримання квитанцій від ДФС, звичайно необхідно перенести в 1С факт реєстрації, а також дату та номер реєстрації. Прапорець «Включена до Єдиного реєстру податкових накладних» проставляється «Так», дата та номер реєстрації – в поле «Коментар» (за замовчуванням). При необхідності, можете змінити, куди буде записано дату, номер реєстрації, та статус – в деякий реквізит або властивість (окремо для податкової накладної та додатку2), на вкладці «Передаємо в (+ назва системи)» – «Оновлення реєстрації».

– Зберегти (іконка Excel). Дозволяє зберегти виділені документи в форматах XLS, XLSX, PDF.

Примітка: без проблем можна зберегти податкові накладні та додатки2. Для інших первинних документів в «Конфігураторі» необхідно зробити функції друку, що повертають табличний документ, експортними. Це можна зробити лише в конфігураціях, що дозволяють зміни.

 

  • Передати в + назва системи (або «Вивантажувати в XML»). Назва крайньої правої кнопки залежить від обраної системи звітності та технології. Відповідно назві, вона передає документи в обрану систему звітності (ArtZvit, M.E.Doc), або вивантажує в один з форматів XML (типовий XML або власний формат XML від E.Doc).

Вкладка «Первинні документи (вхідні)»

Отримання вхідних документів з системи звітності має свої нюанси, в залежності від використовуваної системи звітності.

Для користувачів ArtZvit отримати вхідні документи можна дуже просто, скориставшись цією вкладкою. Для цього обираємо необхідний період, тип фільтру (за якою датою – документа чи реєстрації), інші допоміжні фільтри. І виконуємо пошук:

Жовтим виділено документи, які ще не завантажені в 1С. Їх повний список можна відфільтрувати, скориставшись кнопкою-фільтром «Не завантажені». Це дуже зручно, аби потім натиснути Ctrl+A (тобто виділити всі), та натиснути «Завантажити».

Отримання документів з системи ArtZvit виконується подвійним кліком миші на стрічці-документі, або кнопкою «Отримати з ArtZvit».

Для користувачів M.E.Doc схема роботи абсолютно аналогічна. Додатково до рекомендованого вище способу отримання документів зупинимось і розглянемо другий спосіб передати вихідні документи з системи M.E.Doc (розділ «Первинні документи», меню «Сервіс – Відправити в 1С»). Важливий момент – отримати інформацію з M.E.Doc можна лише в випадку, якщо нормально підключена компонента з поставки цієї системи, а саме файл «medoc1c.dll». Для нормального функціонування цього способу, потрібно:

А) у «Налаштуваннях» коректно виставити шлях до системи M.E.Doc;

Б) сама бібліотека має коректно зареєструватись. З цим іноді виникають проблеми, оскільки реєстрація бібліотеки залежить від операційної системи і прав користувача в ній. Якщо бібліотека не зареєструвалась (див. нижню кнопку праворуч), і вона горить червоним, – отримати документи цією технологією не вдасться.

Реєстрація компонента відбувається автоматично (якщо запущено M.E.Doc в момент відкриття обробки), або при натисканні кнопки «Підключитись». Якщо компотна успішно підключена (горить зеленим кольором), тоді можна отримати вхідні документи і в такий спосіб.

Для передачі достатньо перейти в M.E.Doc, виділити документи в модулі «Первинні документи – реєстр первинних документів – вхідні», після чого в меню «Сервіс» вибрати «Відправити в 1С»:

 

Примітка: передавати в 1С можна лише отримані від Контрагента (або ДФС) документи, які перебувають у стані “Вхідні”.

 

На під вкладці «Отримуємо в 1С» знаходяться налаштування отримання документів в 1С. Рекомендовано проглянути їх, щоб визначити, чи необхідно щось змінити в типових налаштуваннях. Найпопулярнішими є «Створення» та «Контрагент». Рекомендовано їх переглянути.

 

Командна панель (панель над тимчасовою таблицею

  • Пошук документів. На основі встановлених фільтрів виконується пошук документів.
  • Типові операції з табличною частиною (фільтри, сортування, налаштування вигляду таблиці, вивід в табличний документ). Не потребують пояснень.
  • Підписант документу. Можна визначити підписантів документу (його ЕЦП, дати його дії, тощо). Актуально для самоконтролю (або контролю зі сторони внутрішнього/зовнішнього аудиту). Тільки для M.E.Doc.
  • Технологія (+ текст поточної технології), за замовчуванням СОМ. Ця технологія дозволяє використовувати широкий спектр можливостей для обміну документами. Оскільки технологія є відкритою, її працездатність підтримується відповідним розробником (ArtZvit, M.E.Doc), і використовується в нашій обробці. Зауважимо, що обмін з іншими системами також можливий, якщо використовувати завантаження з типового формату XML:

 

Крім використання типової технології СОМ, можливо використовувати XML від компанії M.E.Doc (має дату та номер реєстрації, а також дозволяє вивантажити з M.E.Doc до 9999 документів в одному файлі), або типовий XML, що вивантажено з будь якої системи. Обравши останній варіант файли після імпорту можна видаляти автоматично, якщо вказати відповідний прапорець.

– Оновити реєстрацію. Виконує встановлення дати реєстрації в документі «Реєстрація вхідного податкового документу»/ «Запис книги придбання». Актуально, якщо раніше документи створювались на основі файлів XML.

– Вивантажити табличну частину вхідних документів у таблицю. Дуже зручний інструмент, що дозволяє вивантажити табличну частину виділених документів у таблицю, а потім за Вашим бажанням можна скопіювати, наприклад, в Word/Excel для своїх аналітичних потреб (аналізувати номенклатуру, коди УКТЗЕД/ДКПП, тощо).

– Зберегти (іконка Excel). Дозволяє зберегти виділені документи в форматах XLS, XLSX, PDF

  • Отримати з + назва системи (або «Завантажити з XML»). Назва крайньої правої кнопки залежить від обраної системи звітності та технології. Відповідно назві, вона дозволяє отримати документи з обраної системи звітності (ArtZvit, M.E.Doc), або завантажує з форматів XML (типовий XML або власний формат XML від E.Doc).

 

Вкладка «Регламентована звітність»

Вибираємо звіти за період, натискаємо «Пошук за параметрами». У списку звітів вибираємо необхідний, натискаємо «Передати». При бажанні вказуємо, чи потрібно відкривати передані документи в M.E.Doc.

Зверніть увагу, що перелік звітів налаштовується на вкладці «Комплект»

Якщо деякі звіти недоступні для вибору, значить цього звіту не існує в Вашій конфігурації (наприклад, перелік звітів скорочений в конфігурації ЗУП).

На вкладці «Після створення» можна вказати, чи відкривати звіт після створення (тільки для M.E.Doc):

Відповідно назві виконується відкриття звіту після передачі. Відкрити звіт можна і примусово, натиснувши кнопку «Відкрити в M.E.Doc».

Технології вивантаження звітів за замовчуванням: СОМ, але для звіту ЄСВ можливо вивантажити також в форматі DBF, який розуміють більшість існуючих систем звітності:

Реалізація вивантаження в XML звітів поки не планується.

 

Вкладка «Контрагенти»

Примітка: на поточний момент реалізовано тільки для системи M.E.Doc

Може стати в нагоді у випадках, коли вся інформація ведеться в 1С, та вирішено обмінюватися первинними документами з контрагентами. Переносити контрагентів вручну довго та існує ризик внесення некоректних даних. Автоматизувати перенесення даних з 1С в M.E.Doc легко, для цього скористайтеся можливостями цієї вкладки.

При необхідності вказуємо додаткові параметри відбору. Натискаємо «Пошук за параметрами»:

 

В процесі пошуку контрагентів аналізується їх наявність в системі M.E.Doc (див. «Статус наявності»). Це дозволяє  краще аналізувати ситуацію і передавати тільки необхідних контрагентів (наприклад, з якими існує домовленість обмінюватися первинними документами в електронному вигляді).

У таблиці виділіть необхідних контрагентів. Для цього рекомендується використовувати стандартну комбінацію Windows:

CTRL + ліва кнопка миші – для поштучного виділення

SHIFT + ліва кнопка миші – для виділення «від» і «до»

CTRL + A – для виділення всіх контрагентів

Для передачі контрагентів натисніть «Передати в M.E.Doc»

Якщо контрагент вже існує в M.E.Doc, то з′явиться відповідне повідомлення в таблиці, і даний контрагент не буде переданий.

Зверніть увагу на кнопку «Запросити до ЕДО». Якщо виділити необхідних контрагентів та скористатися нею, в розділі M.E.Doc «Первинні документи» буде створено первинний документ «Лист-повідомлення контрагенту» з запрошенням до електронного обміну документами

Примітка: з практичного досвіду, запрошення до ЕДО краще спершу обговорити в усній формі, потім через листування/Skype/Viber, і лише для офіційності — відправити цього листа контрагенту, який має підтвердити його своїм ЕЦП.