Інструкція  OneSyncTaxi (керовані форми)

   Шановний користувач! В цій інструкції зібрано інформацію щодо роботи програмного продукту OneSync, що створено для економії Вашого часу для автоматизації бізнес-процесів передачі первинних документів між 1С:Підприємство та BAS та іншими інформаційними системами, в яких надалі відбувається підписання кваліфікованим електронним підписом та відправка до контролюючих органів або контрагентів (та  отримання документів від них). Найкращу автоматизацію надає технологія COM (технічним фахівцям також відома як API). На поточний момент технологія СОМ, що є технічною платформою для реалізації швидкого обміну даними між системами, реалізована та опублікована в системах звітності ArtZvit та M.E.Doc, тому вона є «технологією за замовчуванням» в нашому продукті OneSync. Користувачі інших систем можуть використовувати типовий формат XML, також реалізований нами для масового вивантаження/завантаження документів.

Наш програмний продукт постійно розвивається практиками електронного документообігу, має організаційну та технічну підтримку, автоматичне оновлення, та безліч приємних функцій, які детально описані в цій інструкції.

Підтримка конфігурацій

Інструкція, яку Ви читаєте, призначена для програмного продукту OneSyncTaxi (керовані форми). На поточний момент, підтримуються конфігурації:

Бухгалтерія для України 2.0
Управління торгівлею 3.1
Управління невеликою фірмою
BAS ERP
BAS Комплексне управління підприємством
BAS Управління торгівлею
BAS Бухгалтерія 2.1

Якщо Ви маєте конфігурацію на «звичайних формах» (звичайна Бухгалтерія для України, УТП, УПП, тощо), тоді Вам необхіден інший наш продукт OneSync, ліцензії для якого сумісні з типовою обробкою OneSyncTaxi  Завантаження відбувається автоматично з нашого стартового модуля OneSyncStart.epf, який знаходиться на оффсайті в розділі Завантаження

Адміністратору

Для коректної роботи (пошук оновлень, тексти оновлень, пошук ліцензій), обробці необхіден доступ до ресурсу lic.onesync.com.ua Надайте необхідний доступ.

Завантаження та встановлення обробки

Завантажте стартовий модуль OneSyncStart.epf з офіційного сайту. Це файл зовнішньої обробки, готової для використання.

  • Використовуйте обробку одним з способів:
Варіант 1

Для кого: для звичайного бухгалтера, не знайомої з «Конфігуратором», або не має у підпорядкуванні ІТ фахівця, або не бажає постійно від нього залежати.

У головному меню зайдіть: «Файл  Відкрити»:

Виберіть файл обробки OneSyncStart.epf з того каталогу, де вона знаходиться. Натисніть «Відкрити».

Примітка: наступного разу можна вибрати її зі списку нещодавно використаних файлів.

Переваги: ​​ при використанні стартового модуля оновлення ставиться автоматично, перезаписуючи існуючі файли. Таким чином, у Вас завжди буде актуальна версія.

Варіант 2

Для кого: для бухгалтера, який вже вміє додавати та змінювати перелік «Додаткових звітів та обробок» (наприклад, додавав обробку «Клієнт-Банк»).

У головному меню зайдіть: «Адміністрування  Друковані форми, звіти та обробки → Додаткові звіти та обробки»  (інколи назва меню може відрізнятись, в залежності від конфігурації)»

Натисніть «Створити» (або «Змінити», якщо проводите оновлення обробки). Виберіть шлях до обробки.

В головному вікні натисніть спочатку «Записати та закрити».

Переваги: ​​ви ніколи не втратите обробку, вона завжди буде під рукою. Якщо обробку використовує кілька користувачів, додайте та оновлюйте кожному окремо. Налаштування зберігаються у кожного користувача окремо.

Варіант 3 

Для кого: для просунутих користувачів та фахівців 1С:Підприємство (та BAS), які знають навіщо їм це потрібно. Наприклад, для зручності використання (вибір зі списку обробок).

Заходимо в «Конфігуратор», відкриваємо конфігурацію, меню «Обробки – Вставити зовнішню обробку, звіт»:

Вказуємо шлях до обробки OneSynсTaxi.epf, зберігаємо. Тепер вона є частиною конфігурації. Збережіть її (про що буде відповідне питання; погоджуємося). При необхідності програміст 1С:Підприємство (та BAS) може додати її відображення в потрібних пунктах меню інтерфейсу. Тепер обробку можна використовувати в 1С:Підприємство (та BAS), за замовчуванням «Операції-обробки».

Переваги:  Можливість програмно задати меню, в якому буде знаходитися обробка. Обробка стає частиною конфігурації, тому обробку не треба шукати файлом на комп’ютері.

Налаштування OneSyncStart

Після запуску стартового модуля, додайте підприємства, які будуть працювати з використанням нашого продукту. Вкажіть систему звітності (ArtZvit, MEDoc, FREDO, XML).

Примітки:

  • Користувачам системи MEDoc, при наявності модуля «Інтеграція з обліковими системами» необхідно вказати дату її закінчення (вручну або кнопкою «Оновити ліцензію інтеграції»), інакше функції прямого обміну між 1С та MEDoc працювати не будуть
  • Користувачам систем ArtZvit та FREDO не потрібний додатковий модуль для використання технології COM/API, технологія включена в загальну ліцензію.
  • Користувачам інших систем (Sonata, iFin, Кабінет платників податку) необхідно вказати систему XML
  • Користувачам MEDoc, FREDO, ArtZvit, які планують обмінюватись в форматі XML (коли 1С та інша система на різних комп’ютерах або відсутній модуль «Інтеграція» (для користувачів MEDoc) ), рекомендовано встановити саме свою систему, а не XML. Необхідну технологію обміну вкажіть вже в самій обробці у відповідних налаштуваннях

Збереження внесених даних відбувається автоматично при натисканні «Старт» (також натисканні «Зберегти», або «Закрити обробку»)

Рекомендовано перейти на вкладку «Налаштування», знайти всіх користувачів та зняти відмітку «Захист від небезпечних дій». Опція з’явилась в платформах 1С 8.3.9 та вище, через що постійно набридає користувачам повідомленнями безпеки. Знімаючи прапорець, 1С вже не буде видавати цих повідомлень.

Інші налаштування обробки дуже специфічні та не використовуються 99% користувачів.

Натисніть «Старт !». В цей момент відбувається:

  • Пошук та завантаження нових оновлень, що зберігаються в «Мої документи – OneSyncTaxi». Після успішного завантаження обробка відкривається на екрані, а стартовий модуль закривається – автоматично. Таким ч
  • Виконується оновлення ліцензії, якщо вона прострочена (аналізується дата закінчення ліцензії кожного підприємства, та пошук нової)
  • Виконується оновлення ліцензії модуля «Інтеграція» для користувачів MEDoc, якщо встановлено прапорець «Є модуль інтеграція» та дата закінчення прострочена.

Тому можливо прийдеться трохи почекати, поки виконаються всі необхідні дії (2-5 секунд).

Оновлення обробки

Оновлення обробки відбувається автоматично при натисканні кнопки «Старт». Випускаються орієнтовно раз на тиждень-два. Строки можуть бути змінені, якщо держструктурами випущено нові важливі форми, або в попередніх оновленнях знайдено критичні помилки.

Актуальне оновлення є останньою офіційною версією, тобто включає доопрацювання попередніх версій.

Перед початком роботи рекомендовано зайти в «Налаштування» (див. кнопку внизу зліва), та вказати загальні налаштування для роботи.

Вкладка «Основні налаштування»

  • Якщо використовується система MEDoc, стає доступною група налаштувань виключно для цієї системи: шлях до встановленого MEDoc та параметрів його запуску (наприклад можна відразу зайти в необхідне підприємство з необхідним логіном та паролем)
  • Налагодження (рос. Отладка). Якщо щось не працює в обробці, можна вирахувати, на якому етапі відбувається помилка, вказавши цей прапорець. В результаті на екрані будуть з’являтися діагностичні повідомлення.

Вкладка «Інтерфейс»

Якщо в обробці забагато не використовуваних саме Вами можливостей (тобто основних вкладок), можете приховати зайві. Наприклад, Ви займаєтесь тільки реєстрацією власних податкових накладних,  і тому вкладки «Первинні документи (вихідні)», «Регламентована звітність» в роботі тільки заважають. Поставте позначки навпроти вкладок, які хочете приховати.

Вкладка «Проксі сервер»

Дозволяє внести налаштування проксі серверу, який використовується (якщо використовується) в компанії. Типові поля протоколу, адреси, порта, логіна та пароля, прапорець «Не використовувати для проксі для локальних адрес». Використовується при пошуці оновлень та ліцензій.

Вкладка «Ліцензування»

Наявність ліцензії дозволяє користуватись повним функціоналом обробки, тому важливо розуміти, чи є вона взагалі (при зміні бухгалтера, новий бухгалтер може приймати справи, але навіть не знати про нашу обробку в 1С:Підприємство (та BAS)) і до якої дати, оскільки ліцензія надається на 1 підприємство на визначений термін (півроку, рік).

В табличній частині розміщені ліцензії на підприємства.

Підключення

Рекомендованою технологією обміну між 1С:Підприємство (та BAS), та іншою системою є СОМ технологія. На даний момент, підтримується системами ArtZvit та M.E.Doc. Технологія майже однакова в обох системах, історично першою була система M.E.Doc, але ArtZvit дозволяє використовувати СОМ навіть при закритому ArtZvit, і швидко доопрацьовується під потреби користувачів. Для роботи СОМ технології з системою M.E.Doc він обов’язково має бути запущеним.

Для користувачів ArtZvit

Отже, при відкритті обробки вона автоматично спробує підключити СОМ технологію (за замовчуванням). Якщо підключення пройшло вдало, тоді обробка відразу відображатиме позначку «ArtZvit підключено. СОМ» зеленим кольором у кутку праворуч. Якщо підключення не встановлено (кнопка горить червоним), виконайте однокрано в командному рядку, запущеному “Від імені адміністратора” дію «Повний шлях до ЕХЕ файлу арт Звіту» register.

 

Виконати при закритому ArtZvit та 1С, почекати хвилину. Запустити обробку з 1С, якщо горить зеленим – все ОК.

Для користувачів M.E.Doc та FREDO

З системою M.E.Doc трохи складніше – він має бути обов’язково запущеним, до того ж лише в одиничному числі (FREDO позначається такою ж системою, як і M.E.Doc, і всі запущені M.E.Doc мають однаковий ідентифікатор). Крім того, давно відома помилка в системі M.E.Doc: після оновлення M.E.Doc НЕ реєструє технологію СОМ, а тому з нього треба вийти і знову зайти (лише після встановлення оновлення).

Отже, як тільки відкривається обробка, вона має коректно підключити СОМ технологію. Якщо цього не сталось, скоріше за все Ви використовуєте M.E.Doc, який попередньо не було запущено. Запустіть його або вручну, або скориставшись кнопкою в обробці «Запуск M.E.Doc»

Зазвичай, підключення завжди створюється коректно.

Існує ситуація, коли не створюється СОМ підключення, якщо її запущено в операційних системах останніх поколінь (вище ХР), без прав адміністратора. Тому, якщо за нез’ясованих обставин не встановлюється підключення, – встановіть у властивостях ярлика 1С:Підприємство та BAS, «Запуск від  імені адміністратора» та здійсніть повторний вхід в 1С.

Якщо у Вас використовується платформа 8.3.8 або вище, скоріше за все турбуватимуть питання «Відкрити файл? Повторіть дію» (тексту насправді набагато більше). У такому випадку зайдіть в «Конфігуратор», перелік користувачів та зніміть прапорець «Захист від небезпечних дій». Здійсніть повторний вхід для внесення змін.

Для системи M.E.Doc існує ще одна технологія підключення – використання бібліотеки «medoc1c.dll». Ця технологія застосовується виключно для передачі вхідних документів з M.E.Doc, розділ «Первинні документи – Сервіс – Відправити в 1С». На жаль, бібліотека, як файл, має недосконалу систему реєстрації, яка спрацьовує не завжди. Якщо ця технологія горить червоним – не біда. Спочатку перевірте, чи коректно вказано шлях до встановленого M.E.Doc у налаштуваннях. Якщо не вказано, або вказано не коректно, – вкажіть коректний шлях. Якщо вказано, але реєстрація технології не відбувається, – скористайтесь вкладкою «Первинні документи (вхідні)». Вона дозволяє отримати вхідні документи СОМ технологією, яка не залежить від прав користувача в системі (а тому завжди працює). Якщо дуже хочеться отримувати вхідні документи саме вивантаженням з M.E.Doc, спробуйте зареєструвати бібліотеку вручну, виконавши в «Командній стрічці» від «Імені адміністратора» команди (покличте ІТ-фахівця, якщо ці терміни не знайомі):

Також зверніть увагу на наявність поля «Філія» поруч з полем «ЄДРПОУ». Зауважимо, що в системі M.E.Doc ідентифікація підприємства відбувається за комбінацією «ЄДРОПУ + філія», тому, якщо у Вас в 1С:Підприємство та BAS вибрано підприємство філія (з деяким номером), і в M.E.Doc підприємство також внесено з цим номером, тоді в обробці теж вкажіть цей номер. Якщо Ви не використовуєте філії, то взагалі можете перейти в «Налаштування – інтерфейс» та встановити прапорець «Приховувати філії з усіх налаштувань. Філії не використовуємо».

Загальноприйняті позначення та кольори

В обробці реалізовано та підтримуються наступні загальноприйняті позначення:

– жовтим позначається обов’язкові поля для заповнення

– в тимчасових таблицях (на кожній вкладці) існує командна панель, яка також викликається контекстним меню в таблиці

– ліворуч завжди «Пошук»

– праворуч зажди «Передача/Отримання» документів

– червоним позначаються речі, які потребують уваги

– зеленим позначаються речі, з якими все добре

– сірим позначається не передані документи

– синім позначаються примітки та довідкова інформація

– в усіх таблицях діють «гарячі клавіші»:

CTRL + ліва кнопка миші – для поштучного виділення

SHIFT + ліва кнопка миші – для виділення «від» і «до»

CTRL + A – для виділення всіх документів.

1.    Вкладка «Первинні документи (вихідні)»

Пошук та визначення статусу

На вкладці «Первинні документи (вихідні)» виберіть період, тип документа, при необхідності вкажіть додаткові параметри пошуку (склад додаткових фільтрів залежить від типу обраного документу). Незалежно від того, яку систему звітності використовуємо (ArtZvit, MEDoc) пошук документів відбувається засобами 1С:Підприємство (та BAS). Другим етапом, якщо підключено систему звітності, відбувається перевірка статусів документів (готується, прийнято, не прийнято, тощо). Натисніть “Пошук за параметрами”:

Налаштування передачі

Зверніть увагу на під вкладку «Передаємо в + назва обраної системи звітності»: тут зосереджено додаткові налаштування передачі в систему. Рекомендовано ознайомитись з під вкладками «ПН та Д2», де зосереджено налаштування передачі цих важливих документів, та «Оновлення реєстрації»

Після передачі тільки для MEDoc)

Після передачі можливо відразу відправити документи (якщо запам’ятовано шлях до ключів, дивіться вікно підпису в MEDoc) та відкриття документу в MEDoc.

Командна панель (панель над тимчасовою таблицею)

 

Після того, як в тимчасову таблицю підібрано документи, з документами можна виконати дії, що представлені в «командній панелі», та контекстному меню, відповідно. Отже, розглянемо їх злів направо:

  • Пошук документів. Процедура пошуку документів за вказаними параметрами пошуку.
  • Типові операції з табличною частиною (фільтри, сортування, налаштування вигляду таблиці, вивід в табличний документ). Не потребують пояснень.
  • Відкрити в MEDoc. Відповідно назві, відкриває документ в MEDoc (пошук за унікальним ідентифікатором документа, тобто він має бути попередньо переданим з обробки, а не XML). Економить час на пошук в MEDoc, відразу відкриваючи його на екрані. На поточний момент ArtZvit не дозволяє відкривати переданий документ таким чином.
  • Оновити реєстрацію. Одна з найнеобхідніших функцій обробки. Після отримання квитанцій від ДФС, звичайно необхідно перенести в 1С:Підприємство (та BAS) факт реєстрації, а також дату та номер реєстрації. Прапорець «Включена до Єдиного реєстру податкових накладних» проставляється «Так», дата та номер реєстрації – в поле «Коментар».
  • Передати в + назва системи. Назва крайньої правої кнопки залежить від обраної системи звітності. Відповідно назві, вона передає документи в обрану систему звітності (ArtZvit, MEDoc)

2.    Вкладка «Первинні документи (вхідні)»

Отримати вхідні документи можна дуже просто, скориставшись цією вкладкою. Для цього, обираємо необхідний період, тип фільтру (за якою датою – документа чи реєстрації), інші допоміжні фільтри. І виконуємо пошук:

Бежевим виділено документи, які ще не завантажені в 1С:Підприємство (та BAS).

Отримання документів виконується подвійним кліком миші на стрічці-документі, або кнопкою «Отримати з ArtZvit».

На під вкладці «Отримуємо в 1С» знаходяться налаштування отримання документів в 1С:Підприємство (та BAS). Рекомендовано проглянути їх, щоб визначити, чи необхідно щось змінити в типових налаштуваннях. Найпопулярнішими є «Створення» та «Контрагент», рекомендовано переглянути їх.

Командна панель (панель над тимчасовою таблицею)

  • Пошук документів. Виконується пошук документів, на основі встановлених фільтрів.
  • Типові операції з табличною частиною (фільтри, сортування, налаштування вигляду таблиці, вивід в табличний документ). Не потребують пояснень.
  • Отримати з + назва системи. Назва крайньої правої кнопки залежить від обраної системи звітності та технології. Відповідно назві, вона дозволяє отримати документи з обраної системи звітності (ArtZvit, MEDoc)

3. Вкладка «Регламентована звітність»

Вибираємо звіти за період, натискаємо «Пошук за параметрами». У списку звітів вибираємо необхідний, натискаємо «Передати». При бажанні вказуємо, чи потрібно відкривати передані документи в MEDoc.

4. Вкладка «Рішення скарг»

Призначена для аналізу документу: F/J 1413203 – Додаток 3. Рішення за результатами розгляду скарги щодо рішення про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних;

На основі яких можна проаналізувати та внести дату на номер реєстрації в раніше виписані документи «Податкова накладна» та «Додаток 2».

5. Вкладка «Договора»

Призначена для відправки договорів своїм контрагентам. Для цього, виконайте пошук договорів, при необхідності встановіть потрібні параметри пошуку. На виділеному договорі, натисніть «Ввести параметри та відправити»:

Вкажіть необхідну додаткову інформацію:

Після внесення всіх необхідних даних, натисніть «Відправити договір».

Отриманий документ контрагент зможе відфільтрувати в своєму MEDoc / FREDO за фільтрами:

Таким чином, обмін договорами займає мінімум часу та зручно отримувати контрагенту.

6. Вкладка «КЕП»

Призначена для аналізу КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Інформація представлена в таблиці для наглядності, можливості фільтрування та експорту. Створено для великих компаній з багатьма співробітниками, які мають КЕП та інформацію за якими треба постійно моніторити. При включеному налаштуванні «Показати інформацію по всій базі” буде виконано пошук всіх КЕП в підключеній базі MEDoc / FREDO. Актуально для тих, кому необхідно побачити інформацію по всіх підприємствах (бухгалтер багатьох ФОПів, або велика компанія з філіями).